Rechtssicherheit & Compliance sind das Fundament unserer KI-Lösung. Als deutscher Anbieter mit Sitz und Servern in Deutschland legen wir höchsten Wert auf Konformität mit den strengen europäischen und deutschen Vorgaben einer öffentlichen Verwaltung.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung stellt besonders hohe Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit, Transparenz und Governance. Unsere KI-gestützte Assistenzlösung für die E-Mail-Bearbeitung in Stadtverwaltungen wurde von Beginn an konsequent DSGVO-konform und nach dem Prinzip „Human in the Loop“ entwickelt. Die KI erstellt ausschließlich Antwortvorschläge auf Bürgeranfragen. Die finale Entscheidung und der Versand liegen jederzeit bei einem Mitarbeitenden der Verwaltung. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

smart-mail.ai berücksichtigt bei Betrieb und Entwicklung von KI die folgenden ISO Normen Relevante Gesetze, Verordnungen & Leitlinien, ISO Normen bei der Konzeption, Entwicklung und Implementierung unserer Lösung berücksichtigen wir unter anderem:

die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

den EU AI Act (KI-Verordnung)

das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

die Leitfäden und Vorgaben des BSI

die Leitfäden der KI-Compliance Kompass der Bundesnetzagentur BNetzA

die Handreichungen BfDI, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

das Hessische Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG)

die Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses (EDPB)

die Orientierungshilfen der Datenschutzbeauftragten der Länder z.B. (HBDI)

das E-Government-Gesetz auf Bundes- und Landesebene

relevante DIN- und ISO-und IEEE Normen wie ISO/IEC 27001, 27701 und 42001

Hinweis: Die hier aufgeführten Regelwerke stellen nur einen Auszug der tatsächlich zu berücksichtigenden Gesetze, Verordnungen, Leitfäden, Verwaltungsvorschriften und technischen Normen dar, die bei der Entwicklung und dem Betrieb eines DSGVO-konformen KI-Produkts für die öffentliche Verwaltung in Deutschland relevant sind.

ISO-Norm / Standard	Details & Relevanz für das KI-Projekt
ISO/IEC 42001:2023 KI-Managementsystem	Zertifizierbare Norm: Das Herzstück für die Stadtverwaltung zur Demonstration verantwortungsvoller KI-Nutzung. Bietet ein Rahmenwerk für die Entwicklung, Bereitstellung und Überwachung von KI-Systemen.
ISO/IEC 23894 & 22989	Risikomanagement (23894): Spezifische Behandlung von KI-Risiken (z.B. Bias, Halluzinationen). Konzepte (22989): Einheitliche Terminologie für die Kommunikation zwischen IT und Fachämtern.
Datenqualitäts-Standards ISO 5259, 8000, 25012	ISO 5259: Datenqualität speziell für Analytik und maschinelles Lernen (ML). ISO 8000 / 25012: Allgemeine Anforderungen an die Qualität von Stammdaten und Software-Datenmodellen.
Governance & Qualität ISO 38507, 25030, 25059	ISO/IEC 38507: Adressiert die Auswirkungen der KI-Nutzung auf die Organisations-Governance (wichtig für den Magistrat). SQuaRE-Reihe (25030/25059): Qualitätsanforderungen und Bewertung von Softwaresystemen.
Sicherheit & Robustheit ISO 5469, 24029, 23053	ISO 24029: Bewertung der Robustheit neuronaler Netzwerke (Sicherstellung konstanter Antwortqualität). ISO TR 5469: Funktionale Sicherheit beim Einsatz von KI-Systemen.
Ergänzende Normen ISO 9001, 19157, 50547	ISO 9001: Allgemeines Qualitätsmanagement der Stadtverwaltung. ISO 50547: Energieeffizienz von KI-Anwendungen (Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie der Stadt).

smart-mail.ai berücksichtigt die folgenden IEEE Normen bei Betrieb und Entwicklung von KI

IEEE-Norm	Beschreibung & Relevanz
IEEE 2755-2017	Cloud Computing Security in AI: Bietet spezifische Leitlinien zur Absicherung von KI-Systemen, die in Cloud-Umgebungen betrieben werden. Besonders relevant für die Anbindung an Outlook/Office 365 in der Verwaltung.
IEEE 2089-2021	Altersverifikation: Definiert Anforderungen und Methoden zur Altersüberprüfung durch KI-Systeme. Wichtig für Jugendmedienschutz oder den Zugriff auf altersbeschränkte Verwaltungsleistungen.
IEEE 2807-2022	Mensch-Roboter-Interaktion: Ein Framework zur KI-basierten Evaluierung der Interaktion zwischen Mensch und Maschine. Kann im weiteren Sinne auf die Interaktionsqualität zwischen Sachbearbeiter und KI-Assistenzsystem übertragen werden.

smart-mail.ai berücksichtigt die folgenden DIN Normen bei Betrieb und Entwicklung von KI

DIN SPEC-Standard	Beschreibung & Qualitätsmerkmale
DIN SPEC 92001-Reihe	Zentrales Ziel: Ermöglicht eine sichere und transparente Entwicklung sowie Nutzung von KI-Modulen. Bildet die Basis für das Vertrauen in KI-Systeme im öffentlichen Sektor.
DIN SPEC 92001-1	Qualitätsmetamodell: Definiert die drei Säulen der KI-Qualität: Leistung & Funktionalität Robustheit Verständlichkeit (Erklärbarkeit) Behandelt Risikobewertung und Lebenszyklusansätze für KI als Teil von Softwaresystemen.
DIN SPEC 92001-2	Fokus Robustheit: Mathematische Anforderungen zum Schutz gegen Systemangriffe (Adversarial Robustness) und Daten-Ausreißer (Corruption Robustness). Wichtig für die Ausfallsicherheit bei kritischer Bürgerkommunikation.
DIN SPEC 92005	Unsicherheitsquantifizierung: Richtlinien zum praktischen Umgang mit Unsicherheiten im maschinellen Lernen. Hilft der Verwaltung, die Verlässlichkeit von KI-generierten Antwortvorschlägen besser einzuschätzen.
DIN SPEC 13266 / 13288	Deep Learning & Bilderkennung: Grundlagen für KI-Anwendungen in der Bildverarbeitung. 13288: Spezifische Erweiterung für medizinische Bilddaten (relevant für städtische Kliniken oder Gesundheitsämter).